Ketika datang ke pertukaran profesional, saya akan menjadi orang pertama yang mengakui bahwa saya agak canggung. Terkadang nada saya lebih singkat dari yang dimaksudkan (maaf!) Atau saya tidak sejelas saya ingin berasal dari awal. Cukup aneh, kadang -kadang saya lebih nyaman menulis dari perspektif karakter fiksi daripada dari saya sendiri, meskipun itu tergantung pada jenis penulisan.
Karena saya bekerja dari rumah dan berkomunikasi dengan rekan kerja saya melalui SMS sebagian besar waktu, saya memutuskan untuk mendapatkan bantuan dari chatbot yang mengetahui semua yang dikenal sebagai chatgpt. Untungnya, saya terkejut dengan panduan yang ditawarkan dan sering menemukan diri saya menggunakan chatbot sebagai papan suara untuk draf email saya. Tidak hanya memberikan prompt dan tips yang cukup solid, tetapi juga merekomendasikan revisi dan tweak on-the-fly.
Meminta chatgpt untuk panduan umum
Hal pertama yang saya inginkan dari ChatGPT adalah panduan umum untuk menulis email dengan percaya diri. Jadi, pertanyaan pertama yang saya ketik ke dalam kotak obrolan di bagian bawah adalah: “Bagaimana cara menulis email percaya diri kepada kolega saya dan profesional lainnya?”
Chatgpt
Bot menawarkan tiga tanggapan berbeda. Dua yang pertama dalam bentuk daftar (lebih seperti panduan langkah demi langkah) dengan informasi yang tumpang tindih. Daftar ini menyoroti pentingnya baris subjek yang jelas dan menyatakan tujuan Anda sejak awal dalam pertukaran. Namun, yang ketiga adalah templat email yang menggambarkan bahasa ringkas dan akhir yang dipoles. Bingo! Itulah yang saya klik.
Meskipun saya menghargai bagaimana ChatGPT mengatur informasi dalam daftar yang mudah dicerna, saya tertarik pada respons ketiga karena saya lebih suka belajar dengan contoh. Template menekankan bahasa yang jelas dan ringkas, tidak diragukan lagi aspek penting untuk dipertimbangkan ketika membangun email profesional, tetapi nadanya terlalu kaku untuk disukai saya. Inilah yang dihasilkan bot:
Subjek: Persetujuan proposal diperlukan
Hai (nama penerima),
Saya menulis untuk meminta persetujuan Anda pada proposal yang diperbarui untuk proyek Q2. Dokumen yang direvisi dilampirkan untuk ulasan Anda.
Pembaruan kunci meliputi:
- Jadwal yang disesuaikan untuk menyelaraskan dengan kiriman baru.
- Sumber daya tambahan dialokasikan untuk merampingkan produksi.
Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Saya menghargai persetujuan Anda dengan (tanggal) untuk memastikan kami tetap di jalur.
Terbaik,
(Nama Anda)
Sementara saya setuju penting untuk langsung, contoh yang dihasilkan AI di atas hampir juga langsung. Saya ingin melihat templat yang lebih ramah dan kurang formal (serta sesuatu yang lebih spesifik untuk pekerjaan saya), jadi saya meminta bot untuk membantu saya membuat email baru.
Tolong lebih banyak kehangatan
Chatgpt meminta saya untuk memberikan lebih banyak konteks. Apakah saya memberikan pembaruan pada proyek grup? Apakah saya meminta sesuatu dari produsen? Saya meminta chatbpt untuk menulis email yang meminta laptop untuk ditinjau, tetapi untuk membuatnya lebih kasual dalam nada. Ini adalah respons bot yang berkat bersama -sama:
Subjek: Permintaan Ulasan Laptop
Hai (nama penerima),
Saya harap Anda baik -baik saja! Saya ingin meminta laptop untuk ditinjau (secara singkat menyebutkan tujuan, misalnya, menguji kompatibilitas dengan perangkat lunak kami, mengevaluasi kinerja untuk tim kami, dll.). Jika ada yang tersedia, beri tahu saya proses untuk memeriksanya.
Beri tahu saya jika Anda membutuhkan detail dari saya. Saya menghargai bantuan Anda!
Terbaik,
(Nama Anda)
Email yang dihasilkan AI di atas lebih spesifik untuk pekerjaan saya, tetapi masih terasa sedikit tanpa jiwa, jadi saya mencoba pendekatan yang berbeda dan meminta chatgpt untuk mengevaluasi email yang saya tulis. Meskipun membantu memiliki templat untuk dilihat kembali, saya menemukan bahwa umpan balik yang konstruktif (bahkan jika itu dari bot) adalah yang paling membantu.
Meminta chatgpt untuk umpan balik yang konstruktif
Terkadang menyenangkan memiliki papan suara, bahkan jika papan suara itu adalah chatbot. Saya meminta chatgpt untuk mengevaluasi email yang saya tulis dan untuk merekomendasikan revisi. Inilah email asli saya:
Selamat siang,
Nama saya Ashley Biancuzzo dan saya mengawasi bagian laptop di PCWorld. Saya tertarik untuk mendapatkan beberapa laptop entry-level untuk ditinjau, karena saya ingin memperluas liputan kami tentang lebih banyak mesin yang ramah anggaran. Saya akan senang mendapatkan rencana ini dalam gerakan lebih cepat daripada nanti, jadi saya menghargai tanggapan cepat.
Terima kasih banyak!
Terbaik,
Ashley Biancuzzo
Dan inilah versi revisi dari email asli saya (ditambah saran):
Chatgpt
Umpan balik ini benar -benar sepadan dengan bobotnya dalam emas, karena benar -benar membuat kesibukan dari konstruksi asli. Saya berjuang dengan terdengar alami dalam email profesional dan chatgpt pasti mencatat saya tentang itu. Bot juga meminta saya untuk melunakkan urgensi permintaan pinjaman laptop saya, yang sangat masuk akal. Saya telah meminta tanggapan cepat dalam versi saya, tetapi itu mungkin terlalu menuntut nada.
Hal lain yang saya perjuangkan adalah mengintegrasikan nama saya secara alami, terutama dalam email pengantar. Itu terlihat kikuk dan mungkin sulit dibaca di ujung penerima. Chatgpt mencatat saya lagi di sini, seperti yang dapat Anda lihat di snapshot di atas. Untuk beberapa alasan, saya sering lupa bahwa nama saya ada di tanda tangan email saya, jadi tidak perlu bagi saya untuk memulai pertukaran dengan itu.
Saya tidak suka EM Dash dalam kalimat terakhir revisi Chatgpt, jadi saya meminta bot untuk menghapusnya dan juga mengubah kalimat terakhir itu. Inilah yang muncul dengan chatgpt:
Subjek: Permintaan tinjauan laptop entry-level
Selamat siang,
Saya harap Anda baik -baik saja! Saya mengawasi bagian laptop di PCWorld Dan saya tertarik untuk meninjau beberapa laptop entry-level saat kami memperluas cakupan mesin ramah anggaran kami. Saya ingin segera memulai proses ini. Tolong beri tahu saya jika unit tersedia dan bagaimana kami dapat bergerak maju.
Saya menghargai waktu Anda dan menantikan tanggapan Anda.
Terbaik,
Ashley Biancuzzo
Saya suka bahwa saya dapat meminta chatgpt untuk membuat sedikit penyesuaian untuk revisi saat ini. Jauh lebih cepat daripada meminta chatgpt untuk membuat email baru dari awal.
Takeaway saya
Saya tidak menggunakan chatgpt untuk setiap email yang saya kirim, terutama jika itu pertukaran yang cepat dan langsung antara saya dan kolega. Namun, untuk email pengantar atau sesuatu yang lebih kompleks, saya akan meminta chatgpt untuk rekomendasi dan revisi, karena saya ingin sejelas mungkin. Ternyata itu menjadi set mata kedua yang berguna dan penangkal jebakan yang terlalu memikirkannya.
